PERAN KOMUNIKASI DALAM
ORGANISASI
Pendahuluan
Globalisasi perekonomian membawa tantangan
baru bagi organisasi untuk tetap bertahan hidup dalam persaingan yang makin
kompetitif. Organisasi bisnis maupun organisasi non bisnis dituntut untuk
memiliki SDM yang kompeten yang mampu menjalankan dan menyelesaikan tugas dan
kewajibannya secara lebih baik. Individu harus terlatih untuk secara aktif
bertanggung jawab atas perilaku mereka, mengembangkan dan saling berbagi
informasi tentang pekerjaan. Pemberdayaan karyawan akan sangat menentukan
kesuksesan organisasi. Organisasi harus menyadari bahwa makin kompetitifnya
lingkungan bisnis mereka, memerlukan pembelajaran yang lebih efektif,
pemberdayaan karyawan, dan komitmen yang lebih besar dari setiap orang yang
terlibat dalam organisasi. Perusahaan harus memahami bahwa kunci untuk meraih
kinerja perusahaan yang lebih baik adalah komunikasi.
Ditinjau dari segi kepemimpinan
dalam organisasi dibutuhkan seorang pemimpin yang memiliki jiwa kepemimpinan
sehingga mampu mempengaruhi orang lain agar bekerja bersama sebagai suatu tim
untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai, selain itu ia harus bisa membedakan
antara otoritas (suatu wewenang yang didelegasikan dari atas melalui rantai
perintah) dan kepemimpinan (suatu wewenang yang didapat seseorang dari rekan
maupun bawahannya). Dalam melaksanakan fungsi kepemimpinan, seorang pemimpin
harus memahami benar bahwa individu merupakan komponen penting dalam organisasi
sehingga harus dilibatkan dalam pendelegasian tanggung jawab untuk mencapai
tujuan organisasi dengan tanpa mengabaikan aspek budaya dan lingkungan
organisasi, serta adanya persetujuan antara pihak manajemen dengan bawahan
(Conger,1998). Untuk menunjang fungsi inilah dibutuhkan adanya komunikasi yang
berkualitas yaitu dengan sikap antusias terhadap semua kegiatan operasi,
komunikasi dua arah antara pemimpin dengan pekerja, dan perhatian yang cukup
dalam hubungan dengan bawahan.
Komunikasi : Definisi
dan Proses
Kesuksesan organisasi sangat dipengaruhi oleh kapabilitas dan
kompetensi masing-masing individual dan kerjasama antar anggota tim dalam
organisasi. Dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan
adanya komunikasi. Ditinjau berdasarkan teknis pelaksanaannya, komunikai dapat
dirumuskan sebagai kegiatan dimana seseorang menyampaikan pesan melalui media
tertentu kepada orang lain dan sesudah menerima pesan serta memahami sejauh
mana kemampuannya, penerima pesan menyampaikan tanggapan melalui media tertentu
kepada orang yang menyampaikan pesan tersebut kepadanya.
Argiris (1994) mendefinisikan
komunikasi sebagai suatu proses dimana seseorang, kelompok, atau organisasi (sender)
mengirimkan informasi (massage) pada orang lain, kelompok, atau
organisasi (receiver). Proses komunikasi umumnya mengikuti beberapa
tahapan. Pengirim pesan mengirimkan informasi pada penerima informasi melalui
satu atau beberapa sarana komunikasi. Proses berlanjut dimana penerima
mengirimkan feedback atau umpan balik pada pengirim pesan awal. Dalam
proses tersebut terdapat distorsi-distorsi yang mengganggu aliran informasi
yang dikenal dengan noise.
Proses komunikasi dapat dijelaskan melalui pemahaman unsur-unsur
komunikasi yang meliputi pihak yang mengawali komunikasi, pesan yang
dikomunikasikan, saluran yang digunakan untuk berkomunikasi dan gangguan saat
terjadi komunikasi, situasi ketika komunikasi dilakukan, pihak yang menerima
pesan, umpan dan dampak pada pengirim pesan. Pengirim atau sender merupakan
pihak yang mengawali proses komunikasi. Sebelum pesan dikirimkan, pengirim
harus mengemas ide atau pesan tersebut sehingga dapat diterima dan dipahami
dengan baik oleh penerima, Proses pengemasan ide ini disebut dengan encoding.
Pesan yang akan dikirimkan harus bersifat informatif artinya
mengandung peristiwa, data, fakta, dan penjelasan. Pesan harus bisa menghibur,
memberi inspirasi, memberi informasi, meyakinkan, dan mengajak untuk berbuat
sesuatu. Pesan yang telah dikemas disampaikan melalui media baik melalui media
lisan (dengan menyampaikan sendiri, melalui telepon, mesin dikte, atau
videotape), media tertulis (surat, memo, laporan, hand out, selebaran, catatan,
poster, gambar, grafik), maupun media elektronik (faksimili, email, radio,
televisi).
Penggunaan media untuk menyampaikan pesan dapat mengalami gangguan
(noise) yang dapat menghambat atau mengurangi kemampuan dalam mengirim dan
menerima pesan. Gangguan komunikasi dapat berupa faktor pribadi (prasangka,
lamunan, perasaan tidak cakap) dan pengacau indra (suara yang terlalu keras
atau lemah, bau menyengat, udara panas). Situasi juga dapat mempengaruhi
jalannya komunikasi karena situasi dapat mempengaruhi perilaku pihak yang
berkomunikasi sehingga pada waktu berkomunikasi dengan pihak lain tidak hanya
harus mempertimbangkan isi dan cara penyampaian, tetapi juga situasi ketika
komunikasi akan disampaikan.
Setelah pesan disampaikan, pihak
yang menerima pesan (receiver) harus dapat menafsirkan dan menerjemahkan
pesan yang diterima. Penafsiran pesan mengkin akan sama atau berbeda dengan
pengirim pesan. Jika penafsiran sama, maka penafsiran dan penerjemahan penerima
benar dan maksud pengirim tercapai.
Jika penafsiran berbeda maka penafsiran dan penerjemahan salah dan
maksud tidak tercapai. Penafsiran pesan ini sangat dipengaruhi oleh ingatan dan
mutu serta kedekatan hubungan antara pengirim dan penerima.
Unsur terakhir dalam komunikasi
adalah umpan balik merupakan tanggapan penerima terhadap pesan yang diterima
dari pengirim. Umpan balik bisa berupa tanggapan verbal maupun non verbal dan
bisa bersifat positif maupun negatif. Umpan balik positif terjadi bila penerima
menunjukkan kesediaan untuk menerima dan mengerti pesan dengan baik serta
memberikan tanggapan sebagaimana diinginkan oleh pengirim. Sedangkan umpan
balik negatif dapat benar juga dapat salah. Umpan balik negatif dikatakan benar
jika isi dan cara penyampaian pesan dilakukan secara benar, penafsiran dan
penerjemahan penerima pesan juga benar. Umpan balik negatif dikatakan salah
jika isi dan cara penyampaian pesan dilakukan secara benar tetapi penafsiran
pesan salah. Dalam komunikasi secara bergantian peran penerima pesan bisa
berubah menjadi pengirim pesan dan pengirim pesan berubah menjadi penerima
pesan.
Jenis – jenis Komunikasi
Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang
berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan
orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain
tersebut menjadi miliknya.
Komunikasi adalah keterampilan yang sangat penting dalam kehidupan manusia,
dimana dapat kita lihat komunikasi dapat terjadi pada setiap gerak langkah
manusia. Manusia adalah makhluk sosial yang tergantung satu sama lain dan
mandiri serta saling terkait dengan orang lain dilingkungannya. Satu-satunya
alat untuk dapat berhubungan dengan orang lain dilingkungannya adalah
komunikasi baik secara verbal maupun non verbal ( bahasa tubuh dan isyarat yang
banyak dimengerti oleh suku bangsa).
Pada dasarnya komunikasi digunakan untuk menciptakan atau meningkatkan
aktifitas hubungan antara manusia atau kelompok.
Jenis
komunikasi terdiri dari:
1. Komunikasi verbal dengan kata-kata
2. Komunikasi non verbal disebut dengan bahasa tubuh
1. Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ;
a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi
tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak
dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.
b. Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif
dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat
atau terlalu lambat.
c. Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara
dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan
intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan
hambatan dalam berkomunikasi.
d. Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia.
Dugan (1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu
menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan
harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam
berkomunikasi.
e. Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila
disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya
sehingga lebih mudah dimengerti.
f. Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang
perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia
untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau
memperhatikan apa yang disampaikan.
2. Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non
verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal
memberikan arti pada komunikasi verbal.
Yang termasuk
komunikasi non verbal :
a. Ekspresi
wajah
Wajah merupakan
sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana
emosi seseorang.
b. Kontak mata,
merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata
selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan
menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar
mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain
untuk mengobservasi yang lainnya
c. Sentuhan
adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan
dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang
sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan
melalui sentuhan.
d. Postur tubuh
dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak
memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan
emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.
e. Sound
(Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan
perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila
dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis
atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.
f. Gerak
isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat
sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau
mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress
bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress
Contoh Konflik Komunikasi dalam Organisasi
Misalnya pegawai lini memiliki
wewenang dalam proses pengambilan keputusan sementara staff lebih pada
memberikan rekomendasi atau saran. Sering pegawai lini merasa lebih penting,
sementara staff merasa lebih ahli. Ujung-ujungnya miss understanding di
kalangan pelaku organisasi karena informasi yang diterima kurang jelas atau
bertentangan dengan tujuan yang sebenarnya.
Dalam konflik ini bisa kami
simpulkan bahwasanya dalam berorganisasi kita tidak boleh meninggalkan yang
namanya 3K (komunikasi, konfirmasi, koordinasi). Pentinggnya komunikasi dalam
organisasi sangat berpengaruh terhadap kelangsungan anggota dalam berorganisasi
PENUTUP
Komunikasi merupakan satu hal penting untuk menunjang kesuksesan
organisasi baik dalam meningkatkan kinerja organisasi maupun adaptasi
organisasi terhadap setiap perubahan lingkungan bisnis yang ada sehingga
organisasi bisa tetap survive bahkan
meraih keunggulan kompetitifnya. Melalui komunikasi yang baik antar individu
dan pihak-pihak yang terlibat langsung dalam organisasi maupun diluar
organisasi, organisasi dapat memperoleh informasi-informasi yang dibutuhkan.
Untuk mengembangkan komunikasi yang baik ini diperlukan peran aktif manajer
maupun bawahan melalui aplikasi beberapa teknik yang telah dijelaskan pada
bagian sebelumnya.
Referensi
Argiris
C., 1994. Good communication that block learning. HBR. July - Agustus
Conger,
A. J., 1998. The Necessary Art of Persuasion. HBR. May – June
Dean,
O., Popp, G.E., 1990. Intercultural communication effectiveness as perceived by
American managers in Saudi Arabia and French managers in the US. International
Journal of Intercultural Relation, 12 (3), 405-424.
Griffith,
D.A., 2002. The role of communicayion competencies in international business
relationship development. Journal of World Business, 37 (4), 256-265.
Graham,
H.G., 1991. The Impact of non verbal communication of organization: A survay of
perceptions. The journal of Business communication. Winter 1991.
Konutson,
T.J., Komolsevin, R., Chatiketu, P., Smith, V.R., 2003. A cross cultural
comparason of Thai and US American rethorical sensitivity implications for
intercultural communication effectiveness. International Journal of
Intercultural Relation, 27 (1), 63-78.
Koester,
J., Olebe, M., 1988. The behavioral assessment scale for intercultural
communication effectiveness. International Journal of Intercultural Relation,
12 (3), 233-246.
Xie, A., Rau, L.P., Tseng, Y.,
Su, H., Zhao, C., 2008. Cross cultural influence on communication effectiveness
and user interface design. International Journal of Intercultural Relation, 32
(1), 80-91
0 komentar:
Posting Komentar